Angesichts der mehr und mehr von (software-)technischen Möglichkeiten und Zwängen geprägten Herangehensweise an das Thema Projektplanung sicher keine schlechte Devise - wobei zu klären bleibt,  worin das Maximum fürs Planungshandwerk zu suchen ist. Ich werde darauf sicherlich noch zurückkommen.

Hier geht es jedoch um etwas weitaus Konkreteres, um ein niet- und nagelfestes Maximum: die maximalen Einheiten bei den Ressourcenstammdaten von Microsoft Project. Kaum eine Einstellung ist so heiß umkämpft wie diese, und in den meisten diesbezüglichen Diskussionen geht es drunter und drüber mit Arbeitszeitregelungen, Kalendereinstellungen und Dauerumrechnungen. Ich kann an dieser Stelle das Pro und Contra nicht wiedergeben; Tatsache ist aber, daß man sich in vielen Fällen - oft erst, nachdem die Ressourcenzuordnungen bereits vorgenommen wurden - für eine Reduzierung der max. Einheiten entscheidet.

Was sind die “Max. Einh.”?

Die maximalen Einheiten - an anderer Stelle als maximale Verfügbarkeit bezeichnet - bilden die Kapazität einer (Arbeits-)Ressource ab, dezimal oder prozentual. Die Kapazität hat nichts mit den Kalendereinstellungen oder der Arbeitszeit einer Ressource zu tun; sie legt nur die Grenze fest, bis zu der sie für eine beliebige betrachtete Zeitspanne verplant werden kann, ohne überlastet zu sein. Ein Mitarbeiter kann z. B. überlastet sein, weil er für 2 gleichzeitige Stunden eingeplant ist, obwohl er an dem betreffenden Tag insgesamt nicht mehr als seine regulären Arbeitsstunden erbringen soll. Diese Verfügbarkeit kann für verschiedene Zeiträume unterschiedlich eingestellt werden.

Die Standardeinstellung für neue Ressourcen ist - für die gesamte Projektlaufzeit - 1 bzw. 100%.  Das bedeutet, daß der Mitarbeiter uneingeschränkt für die in der Planung erfassten Aufgaben zur Verfügung steht. Je nachdem, wie ausgeprägt die Projektorientierung der Organisation ist, mag das in manchen Fällen auch zutreffen. Aber selbst der hartnäckigste Verfechter der “Totalplanung” wird zugeben müssen, daß es in jedem Projekt Aufgaben gibt,  die sich nicht sinnvoll planen lassen - und die gleichwohl die Verfügbarkeit der Ressource schmälern. Es ergibt sich also oft die Notwendigkeit, die max. Einheiten auf weniger als 100% festzulegen.

Bei generischen Ressourcen (Personengruppen mit bestimmten Qualifikationen anstelle von Individuen) ist es hinwieder der Normalfall, daß ihre Kapazität größer ist als 100%. Für  Materialressourcen gibt es keine entsprechende Begrenzung.

Das Problem

Bei der Ressourcenzuordnung wird in der Regel die volle Kapazität der Ressource genutzt, in manchen Fällen wird sie auch bewußt reduziert, um eine Parallelisierung von Vorgängen zu ermöglichen. Werden nun nachträglich in den Ressourcenstammdaten die max. Einheiten heruntergesetzt, entsteht bei allen bisherigen Zuordnungen mit voller Kapazität zwangsläufig eine Überlastung, auch wenn der Mitarbeiter keinerlei parallel laufenden Aufgaben hat. Microsoft Project kann diese Überlastungen nicht mehr automatisch beseitigen, da der Kapazitätsabgleich ja nur auf der Basis von Terminverschiebungen funktioniert. Die einzige Möglichkeit, solche Überlastungen zu beseitigen, ist eine mühsame manuelle Prüfung und Anpassung der Zuordnungseinheiten.

Die Lösung

Das AddIn ReduceToTheMax prüft alle Zuordnungen in Ihrem Projekt daraufhin, ob mehr als die definierten max. Einheiten zugewiesen wurden. Ist das der Fall, wird die Zuordnung auf diesen Wert heruntergesetzt - und nur heruntergesetzt! Lag die Zuordnung schon vorher unter den aktuellen max. Einheiten, wird sie nicht angetastet. Die Termindaten vor der Anpassung werden als Basisplan 10 gespeichert.

Eine zusätzliche Schwierigkeit ergibt sich aus der eingestellten Vorgangsart. Bei “Fester Dauer” zieht eine Änderung der Einheiten zwangsläufig eine Neuberechnung entweder der Dauer oder der Arbeit nach sich.  Das AddIn erlaubt Ihnen, zwischen diesen beiden Optionen zu wählen oder die Überlastung zu ignorieren.

“Reduce to the Max” heißt in diesem Fall, daß Sie stundenlange Handarbeit mit einem Mausklick erledigen können!