Kosten im Griff (1)

15. Juni 2009 | Von gr | Kategorie: Schwerpunkt

In grauer Vorzeit gab es bei Microsoft Project lediglich zwei Arten von Kostendaten: (Arbeits-)Ressourcenkosten und Vorgangsfixkosten. Beide können nach wie vor in Project 2007 verwendet werden.

Seit Project 2000 gibt es Materialressourcen, bei Project 2007 obendrein Kosten- und Budgetressourcen, die sich jeweils durch eine Reihe von Besonderheiten auszeichnen. Kein Wunder, daß der Projektmanager erst einmal einigermaßer ratlos vor der Vielzahl von Alternativen steht.

Und so kommt es zu dem bedauerlichen status quo, daß Kostenplanung und -kontrolle mit der von Project bereitgestellten Funktionalität auch in Unternehmen, die das Programm ansonsten intensiv nutzen, die ganz große Ausnahme darstellt. Natürlich spielt hierbei auch die Tatsache eine Rolle, daß in den meisten Firmen andere Programme und Systeme für das Kostencontrolling im Einsatz sind. Aber bis zum heutigen Tage konnte mir noch niemand erklären, warum nicht wenigstens für die Vorkalkulation eines Projekts die umfangreichen und flexiblen Features von Project verwendet werden.

Diese Artikelserie beleuchtet Schritt für Schritt die einzelnen Aspekte der Kostenplanung mit Microsoft Project. Im ersten Teil geht es um die grundsätzliche Unterscheidung zwischen Fixkosten und ressourcenbedingten Kosten sowie die Berechnung des Personalkostenanteils.

Wie immer bei Project ist es wichtig, sich über den Blickwinkel bzw. die „Objekte” der Betrachtung im Klaren zu sein. Geht es um Vorgänge, um Ressourcen oder um Zuordnungen? Insbesondere bei der Darstellung der letzteren in der Einsatzansicht kommt es immer wieder zu Irritationen, weil man bestimmte vorgangs- oder ressourcenspezifische Daten nicht (wieder)findet. Vorgänge (Tasks) sind Aufgaben oder Arbeitspakete. Ressourcen sind Mittel der unterschiedlichsten Art, die für die Erledigung dieser Aufgaben benötigt werden, in der Praxis jedoch meistens Arbeitskräfte. Beide werden in jeweils eigenen Tabellen definiert. Eine Zuordnung stellt das Bindeglied dar, den Anteil einer einzelnen Ressource an der Bearbeitung eines einzelnen Vorgangs, denn einem Vorgang können auch mehrere Ressourcen zugeordnet werden.

Feste Kosten gibt es bei Project genau genommen nur für Vorgänge. Sie werden vom Anwender direkt eingegeben. Fixkosten sind unabhängig von der Dauer eines Vorgangs. Es kann sich dabei um Materialkosten, Reisekosten, Gebühren und ähnliches handeln.

Ressourcenkosten werden aufgrund von Standardsätzen (Stunden- bzw. Tagessätze oder ein Monatsgehalt) entsprechend der Dauer der zugeordneten Ressourceneinheiten berechnet. Aber auch für Ressourcen gibt es eine Art von Fixkosten - die Kosten pro Einsatz, die einmalig und unabhängig von der Vorgangsdauer bei jeder Zuordnung angesetzt werden. Ich habe es allerdings noch nie erlebt, daß diese „Kosten pro Einsatz” benutzt werden. Und abgesehen von der Ressource „Baugerüst”, für die neben der zeitabhängigen Miete auch eine fixe Auf- und Abbaupauschale berechnet wird, ist mir bisher auch kein plausibles Anwendungsbeispiel eingefallen.

Gemeinsam ist beiden Kostenarten, daß ihre Fälligkeit zum Anfang des Vorgangs bzw. der Zuordnung, anteilig (zeitlich gleichmäßig verteilt) oder zum Ende festgelegt werden kann. In der Praxis dürfte das - außer bei projektbegleitenden oder von Externen ausgeführten Vorgängen - allerdings keine Rolle spielen, da die Dauer der Vorgänge in einem wohldetaillierten Plan im Bereich von Tagen liegen sollten.

Ein großer Nachteil bei der Verwendung fester Kosten ist auf den ersten Blick, daß sie nicht transparent sind, weil lediglich eine Gesamtsumme eingetragen wird. Stattdessen Materialressourcen zu benutzen, scheint geradezu unvermeidlich. Doch dazu mehr im nächsten Teil…

Ressourcenkosten werden abhängig von der Dauer der Zuordnung berechnet. Die zugrundeliegenden Kostensätze können außerdem differenziert werden

  • nach Zeitabschnitten (z. B. Lohnerhöhung ab einem bestimmten Datum)
  • nach Kostensatztabellen (z. B. Selbstkosten und fakturierbare Kosten)

Auf den Einsatz unterschiedlicher Kostensatztabellen werde ich noch zurückkommen.

In vielen Fällen werden nur Personalressourcen (Ressourcenart „Arbeit”) verplant; Ressourcenkosten und Personalkosten sind dann identisch. Leider kennt Project auf Vorgangsebene kein Feld „Ressourcenkosten” - standardmäßig gibt es nur Kosten und Fixkosten. Aus gutem Grund lautet die Überschrift der Spalte Kosten in der Kostentabelle „Gesamtkosten”, denn in diesem Feld werden Ressourcenkosten und feste Kosten automatisch addiert.

Wenn Sie neben den Fixkosten auch die Ressourcenkosten anzeigen möchten, benötigen Sie dazu ein benutzerdefiniertes Feld mit einer einfachen Formel.

  • Führen Sie dazu den Menübefehl EXTRAS / ANPASSEN / FELDER aus.
  • Wählen Sie als Feldtyp „Vorgang” als Art „Kosten” und dann „Kosten1″ aus.
  • Klicken Sie auf UMBENENNEN, um die Feldbezeichnung in „Personalkosten” zu ändern.
  • Klicken Sie auf FORMEL und geben Sie die folgende Formel ein:[Kosten]-[Feste Kosten]
  • Aktivieren Sie für die Berechnung von Sammelvorgangs- und Gruppenkopfzeilen die Option Rollup: SUMME und bestätigen Sie die Anpassung des Felds mit OK.
  • Fügen Sie das Feld in die Tabelle „Kosten” ein.

Sie müssen für das Rollup SUMME verwenden - mit FORMEL VERWENDEN würde es nicht funktionieren, da Microsoft Project das Feld Feste Kosten aus unerfindlichen Gründen in Sammelvorgängen nicht aggregiert. Falls Sie dort auch die summierten Fixkosten sehen wollen, brauchen Sie ein weiteres benutzerdefiniertes Feld (im Beispiel: “Fixkosten”), das die Festen Kosten einfach “spiegelt” und das Rollup berechnet.

Als Ergebnis haben Sie eine Tabelle, die Personal- und Fixkosten separat ausweist:

kosten01
In der nächsten Folge werde ich Ihnen zeigen, welche Vorteile die Verwendung von festen Kosten gegenüber Materialressourcen für eine detaillierte Materialkostenkalkulation haben kann.

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