Earned Value Analyse mit Microsoft Project (1)

1. Juli 2009 | Von hdj | Kategorie: Methoden

Die Earned Value Analyse (EVA) ist im PMBOK© ein wichtiger Teil im Project Cost Management und liefert als einziges Verfahren eine Aussage über den Terminstatus und die Kosteneffizienz eines Projektes durch die Analyse der Projektkosten. An dieser Stelle möchte ich nicht noch einen Beitrag schreiben, der die Earned Value-Methode erläutert, und über Vor- und Nachteile der EVA debattieren - da gibt es viele Artikel im Web, die sich damit auseinandersetzen - ich möchte hier darauf eingehen, wie Microsoft Project die EVA unterstützt. Ich schreibe hier bewusst „unterstützt”, da ich nicht der Meinung bin, dass die Art und Weise, wie die EV-Methode im Project implementiert ist, alle Fragen löst. Sie bietet aber nach meiner Einschätzung gute Daten und Werkzeuge, eine EVA zu erstellen.

Argumente und Aussagen, die EVA sei sehr aufwändig, stammen nach meiner Erfahrung aus dem Umstand, dass meist zu wenig Aufwand in die Planung der Projekte gesteckt wird und die Möglichkeiten von Project, die es hier bietet, nicht ausreichend genutzt werden. Eine unabdingbare Voraussetzung für die EVA ist eine Ressourcen- und Kostenplanung in Project (siehe hierzu die Beiträge von Gerd Rupprecht in diesem Blog), und ich habe schon viele Projekte gesehen, die noch nicht einmal für die Ressourcenplanung die Möglichkeiten von des Programms nutzen.

Kurz rekapituliert die wichtigsten Begriffe der EVA und die entsprechenden Felder in Project:

eva-1-01

Aus diesen Werten lassen sich alle anderen Werte der EVA und die Key-Indikatoren berechnen:

eva-1-02

Für beide Kennzahlen gilt: ein Wert größer 1 bedeutet, das Projekt ist besser als die Planung, (also schneller als der Terminplan und/oder mit günstigeren Kosten), ein Wert kleiner 1 heißt, die Performance des Projekte hinkt der Planung hinterher.

Der erste Punkt, der zu diskutieren ist, ist die Art- und Weise, wie in Project der Basisplan gespeichert wird, und die Konsequenzen, die sich aus Änderungen des Projektplanes nach dem Speichern des Basisplans ergeben. Ich meine hier nicht Änderungen durch Aktualisierung des Planes, sondern Änderungen durch Change Requests (CR) oder durch die weitere Detaillierung von Vorgängen, die zu Beginn des Projektes noch weit in der Zukunft lagen und nur grob geplant waren. Beide Änderungen müssen Teil des Basisplans werden, um die EV-Methode konsequent anwenden zu können.

Project speichert einen Basisplan in jedem einzelnen Vorgang, auch Sammelvorgang und Projektsammelvorgang. Die Berechnung der EV-Werte erfolgt in Project daher auf jedem einzelnen Vorgang, unabhängig davon, was in untergeordneten Vorgängen passiert. Das hat den Vorteil, dass eine detaillierte Vergleichsanalyse zum Basisplan auf allen Ebenen möglich ist und verschiedenste Termin- und Kostenabweichungen sichtbar werden. Sinnvoller Weise nutzt man für die EVA nur den Projektsammelvorgang und Sammelvorgänge der ersten Stufe.

Müssen jetzt neue Vorgänge ergänzt werden (durch einen CR z. B.), muss dieser in die EVA integriert werden. Es verbietet sich, einen kompletten Basisplan neu zu speichern, da alle bisherigen Abweichungen dann egalisiert wären. Project bietet die Möglichkeit, einen Basisplan nur für selektierte Vorgänge zu speichern, aber wenn der Basisplan nur für die Vorgänge gespeichert wird, werden die Basispläne der darüber liegenden Sammelvorgänge nicht geändert, und damit werden die Änderungen bei der EVA nicht berücksichtigt. Es gibt noch die Möglichkeiten, beim selektiven Speichern Optionen für das Rollup des Basisplans auszuwählen, aber bei beiden Optionen werden die aktuellen Anfangs- und Endtermine in die darüber liegenden Sammelvorgänge hochgezogen, und Abweichungen der Anfangs- und Endtermine gegenüber der ursprünglichen Planung gehen damit verloren.

Daher habe ich diese Optionen nie aktiviert, obwohl die EVA von Project weiterhin vernünftige Ergebnisse liefert.

eva-1-03

Aber es gibt noch weitere Punkte in der EVA, die diskutiert werden müssen.

Alle hier vorgeschlagenen Lösungen basieren auf der Nutzung von benutzerdefinierten Kostenfeldern für den PV und EV. Wie das genau geht, wird im 2. und 3. Teil dargestellt.

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