Ressourcenkalender – zuviel der Flexibilität?

15. September 2009 | Von hdj | Kategorie: Neues

In Microsoft Project gibt es vielfältige Möglichkeiten, Arbeitszeiten und arbeitsfreie Zeiten für ein Projekt zu pflegen. Nicht nur unterschiedliche Kalender können in einem Projekt gepflegt werden - z. B. Kalender je Bundesland, um abweichende Feiertage an den verschiedenen Standorten abzubilden, sondern jede Ressource hat ihren eigenen Kalender, in dem Urlaube und geplante Abwesenheiten eingetragen werden können.

Wenn Abwesenheiten in den Ressourcenkalendern gepflegt werden, erhält man eine gute Übersicht über die Verfügbarkeit der Ressourcen; sind die Ressourcen zudem Teams oder Skills zugeordnet, auch über diese Gruppen (Gruppieren in einer Ressourcenansicht). Zum anderen wird aber der Ressourcenkalender auch zur Terminierung von Vorgängen verwendet, wenn die Ressource einem Vorgang zugeordnet wird. Ist innerhalb der Laufzeit des Vorgangs die Ressource an einem Tag nicht verfügbar, wird die Laufzeit um einen Tag verlängert und der Endtermin verschoben. Sind dem Vorgang noch andere Ressourcen zugeordnet, wird aber nur für die Ressource mit der Abwesenheit der Einsatz um einen Tag verlängert, für die anderen Ressourcen ändert sich die Einsatzdauer nicht. Das Enddatum des Vorgangs wird verschoben, da alle Ressourcen ihre Arbeit erledigt haben müssen, bevor der Vorgang endet. In diesem Falle bekommt man die Situation, dass der Einsatz der Ressourcen in einem Vorgang unterschiedlich endet und abhängige nachfolgende Vorgänge verschoben werden.

Solche Situationen helfen nicht, die Übersichtlichkeit des Projektplanes zu wahren. Ein typischer Fall für „Project hat mir alle Termine durcheinander gewirbelt”! Abhilfe muss hier entweder manuell geschaffen werden, indem die Arbeit in dem Vorgang geändert wird (viel Aufwand), oder man kann für den Vorgang die Terminierung über den Ressourcenkalender abschalten. (Informationen zum Vorgang: Reiter Spezial, Kalender auswählen und Option „Terminplanung ignoriert Ressourcenkalender” aktivieren) Leider wird bei dieser Option die Arbeit von Ressourcen, die in dem Zeitraum des Vorgangs nicht verfügbar sind (aber zugeteilt) in der Ansicht „Ressource Grafik” nicht als Überlastung angezeigt. Ein kleiner Mangel, mit dem man leben kann, ist die Überlastung doch deutlich erkennbar. (Es muss in der Grafik natürlich die Option „Verfügbarkeitslinie anzeigen” aktiviert sein.)

Ist geplant, die Abwesenheit einer Ressource über den Ressourcenkalender zu pflegen, sollte man tunlichst jeder Ressource ihre eigenen Aufgaben sprich Vorgänge geben, oder anders ausgedrückt, sollte jedem Vorgang nur eine Ressource zugeordnet sein. Dieses Vorgehen schafft nicht nur Klarheit und Transparenz in der Planung, es ermöglicht auch die Auswirkungen von Abwesenheit einfacher nachzuvollziehen und notwendige Maßnahmen zu planen. Ist es notwendig, einem Vorgang mehrere Ressourcen zuzuordnen (z.B. gemeinsame Trainings), sollte für diesen Vorgang die Ressourcenterminierung abgeschaltet werden. Ähnliche Überlegungen gelten für lang dauernde, administrative Vorgänge im Projektplan, da eine Abwesenheit der Ressource automatisch die Dauer verlängert und diese Vorgänge dann plötzlich den Endtermin des Projektes bestimmen. Wer also nicht umgehend die Arbeit oder den Endtermin anpassen möchte, kann diese Option nutzen.

Allerdings kenne ich auch viele Projekte, in denen es nicht sinnvoll ist, für jede Ressource eigene Vorgänge zu erstellen. Diese Situation tritt ein, wenn ein Team mit gleichen Qualifikation (z.B. Entwickler oder Tester) eine Vielzahl kleiner und kleinster Aufgaben zu bearbeiten hat. Wie kann ich Abwesenheit also abbilden, wenn es nicht sinnvoll ist (oder es mir zu aufwändig ist), jede einzelne Aufgabe im Projektplan abzubilden und ich mehrere Ressourcen pro Vorgang plane? Bewährt hat sich bei Verwendung eines Ressourcenpools (Datei basiert oder in einer Project Server Umgebung ) Abwesenheitszeiten in einem eigenen Abwesenheitsprojekt zu pflegen. Für die Zeit der Abwesenheit wird ein Vorgang eingetragen, dem die Ressource zu 100% zugeordnet wird. Die Abwesenheit wird als Arbeit angezeigt, Überlastungen durch Abwesenheit lassen sich einfach erkennen und manuell beheben, ohne dass Termine automatisch verschoben werden. Meist unternimmt man bei einem Tag Abwesenheit nichts, da solche kleinen Abweichungen innerhalb des Teams ohne Planung ausgeglichen werden. Wer die Funktion „Kapazitätsabgleich” anwenden will, sollte Vorgänge für Abwesenheit mit der Priorität 1000 versehen, damit diese Vorgänge nicht mit abgeglichen werden.

Beim Einsatz von Project Server 2007 braucht noch nicht einmal ein eigenes Abwesenheitsprojekt angelegt und gepflegt zu werden, da dort Abwesenheitszeiten definiert sind und vom Mitarbeiter selbst als „Administrative Zeiten” eingegeben werden können. Voraussetzung hierfür ist die Benutzung des nur auf dem Server verfügbaren Features “Arbeitszeittabelle”. Vor- und Nachteile dieser Möglichkeiten werde ich in einem folgenden Beitrag diskutieren.

Eine Eigenheit von Microsoft Project sei noch erwähnt, wenn Abwesenheit im Ressourcenkalender gepflegt wird und Vorgänge „feste Dauer” haben. Project bildet die Abwesenheit intern wie eine Unterbrechung ab, was zur Folge hat, dass diese Unterbrechung bestehen bleibt, wenn die Abwesenheit wieder rückgängig gemacht wird. Helfen kann man sich hier, indem die Vorgangsart vor der Änderung des Ressourcenkalenders auf „feste Arbeit” gesetzt wird. Dann sind Änderungen des Ressourcenkalenders reversibel. Ein kleines Makro kann hier helfen, die Vorgangsart im Projekt auf „feste Arbeit” zu setzten. Nur darf man halt nicht vergessen, dieses vor der Pflege der Kalender zu zu starten.

Bei all diesen kleinen „Fallstricken” halte ich es immer noch für die beste Lösung, Urlaub und Abwesenheiten als Arbeit in einem eigenen Abwesenheitsprojekt zu pflegen. Damit bleibt die Entscheidung, welche Konsequenzen im Konfliktfall gezogen werden sollen, allein beim Projektmanager. Einen Vorteil hat ein eigenes Abwesenheitsprojekt auch noch: Mit ein bisschen Geschick beim Formatieren und strukturieren des Projektes (ein Sammelvorgang je Ressource) kann man einen schönen Balkenplan mit der Abwesenheit aller Mitarbeiter ausdrucken und an die Wand hängen.

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