Kosten im Griff (2)

19. Juli 2010 | Von gr | Kategorie: Neues

Im ersten Teil dieser Artikelserie habe ich die Unterschiede zwischen Fixkosten und Ressourcenkosten behandelt und Ihnen gezeigt, wie man in einer Vorgangstabelle die Ressourcenkosten in einer eigenen Spalte anzeigen kann. Das Feld „Feste Kosten” schien dabei nicht besonders attraktiv.

Im zweiten Teil geht es darum, wie man eben dieses Feld mit Hilfe einer eingebetteten Excel-Tabelle für eine detaillierte Materialkosten-Kalkulation nutzbar machen kann, und um die Frage, wann und warum besser Material- oder Kostenressourcen verwendet werden sollten.

Die Personalkosten in einem geplanten Projekt werden von Project auf der Basis von Kostensatztabellen automatisch berechnet. Wie aber finden andere Kostenarten - fix oder pro Zeiteinheit - Eingang in die Kalkulation? Project 2003 bietet hierfür „Materialressourcen” an, die flexibel zugeordnet werden können und sich - wie wir noch sehen werden - auch für ganz andere Dinge als „Material” verwenden lassen; Project 2007 darüber hinaus Kosten- und Budgetressourcen.

Wodurch unterscheiden sich Materialressourcen von solchen des Typs „Arbeit”? Es sind drei Merkmale, die eine Materialressource kennzeichnen. Materialressourcen

  • sind zeitlich unbegrenzt verfügbar, d. h., sie haben keinen Kalender
  • sind hinsichtlich der verfügbaren Kapazität unbegrenzt, d. h., es gibt keine maximalen Einheiten
  • können sowohl fix als auch pro Zeiteinheit zugeordnet werden

Vielleicht haben Sie schon bemerkt, daß diese Besonderheiten recht wenig mit dem zu tun haben, was einem bei dem Begriff „Material” einfällt. Und in der Tat können schon bei Project 2003 Materialressourcen zur Planung von ganz verschiedenen Kostenarten - etwa Reisekosten - benutzt werden.

Wenn man in den aktuellen Versionen von Project Materialkosten auf diese Weise darstellen kann, warum sollte man dann überhaupt noch mit dem Feld Feste Kosten arbeiten? Das hängt davon ab, in welchem Detaillierungsgrad Sie die Kosten planen und dokumentieren wollen. Sie können eine Materialressource „Farbe und Malermaterial” definieren, aber wenn Sie jede Art von Malerbedarf, jeden Farbeimer und jeden Pinsel als eigene Ressource anlegen wollen, wird Ihre Ressourcenplanung zu einem Alptraum werden.

In diesem Fall ist es sinnvoller, die Kalkulation einem Programm zu überlassen, das dafür geschaffen ist - Microsoft Excel -, und einfach das Resultat der Berechnungen an das Feld Feste Kosten zu übergeben. Die schon etwas betagte, aber nach wie vor nützliche Technik hierfür heißt OLE: Object Linking and Embedding. Keine Angst vor Akronymen - hier wird natürlich nicht nur erklärt, was es heißt, sondern auch, wie es geht. Ich beschreibe hier nur den Fall eines eingebetteten Excel-Objekts, es funktioniert aber auch mit einer als Datei gespeicherten Excel-Tabelle.

Zuvor möchte ich jedoch wenigstens auf zwei Probleme bzw. Schwächen dieser Lösung hinweisen. Verglichen mit der Planung von Materialressourcen

  • bläht die Verwendung von eingebetteten OLE-Objekten die Datei auf
  • ist die Detaillierung nur auf der Ebene des jeweiligen Vorgangs sichtbar (in den Einsatzansichten sind es nur wieder „Feste Kosten”)

Bleiben wir bei unserem Beispiel der Malerarbeiten. Die detaillierte Kalkulation der Materialkosten ist Ihnen wichtig. Erstellen Sie also für den betreffenden Vorgang eine eingebettete Excel-Tabelle und verknüpfen Sie die Summe mit dem Feld „Feste Kosten”.

  • Wählen Sie in Project eine Vorgangsansicht und lassen Sie die Tabelle „Kosten” anzeigen
  • Teilen Sie die Ansicht, so daß im unteren Bildschirmauschnitt die Ansicht „Vorgang: Maske” angezeigt wird.
  • Klicken Sie in dem grauen Bereich des unteren Ausschnitts mit der rechten Maustaste und wählen Sie als Detailansicht OBJEKTE. Achten Sie darauf, daß dieser Ausschnitt aktiv ist!
  • Führen Sie den Menübefehl EINFÜGEN / OBJEKT aus und wählen Sie in der Liste der Objekte „Microsoft Excel Arbeitsblatt” aus. Klicken Sie auf OK.
  • Sie können nun in dem Arbeitsblatt wie gewohnt Texte, Zahlen und Formeln eingeben. Wenn das Excel-Objekt aktiv ist, sind die Menüs und Symbolleisten die von Microsoft Excel.
  • Erstellen Sie die Tabelle und summieren Sie an beliebiger Stelle die Materialkosten.
  • Markieren Sie die Zelle mit der Summe und kopieren Sie sie in die Zwischenablage.
  • Markieren Sie nun in der Vorgangstabelle das Feld Feste Kosten für den betreffenden Vorgang.
  • Führen Sie den Menübefehl BEARBEITEN / INHALTE EINFÜGEN aus, wählen Sie VERKNÜPFUNG EINFÜGEN und unter „Als” TEXTDATEN
  • Die Fixkosten sind nun verknüpft mit der Summenzelle der eingebetteten Excel-Tabelle. Sobald Sie in der Tabelle Preise oder Stückzahlen ändern, werden die Fixkosten neu berechnet. Die Excel-Tabelle wird im Projektplan gespeichert und kann nur als Objekt in dem entsprechenden Vorgang bearbeitet werden.

kosten02

Diese Vorgehensweise funktioniert auch mit längst verblichenen Versionen von Project und natürlich auch mit einer im Dateisystem gespeicherten (also nicht nur eingebetteten) Excel-Tabelle. Falls die Aktualisierung der Veknüfpfung einmal nicht automatisch erfolgt, können Sie sie mit dem Befehl BEARBEITEN / VERKNÜPFUNGEN / JETZT AKTUALISIEREN anstoßen.

Sie sollten Material- oder Kostenressourcen benutzen, wenn Sie

  • vorwiegend Kostenklassen darstellen wollen
  • Kosten detailliert in den Einsatzansichten darstellen und auswerten wollen

Sie sollten verknüpfte Excel-Tabellen verwenden, wenn es Ihnen darum geht,

  • komplexe Kostenberechnungen durchzuführen
  • bereits vorhandene Kalkulationsergebnisse zu übernehmen
  • für einzelne Vorgänge (das können auch Sammelvorgänge sein!) sehr detaillerte Fixkosten zu planen

In der nächsten Folge geht es um Kostensatztabellen und die Berechnung von Selbstkosten bzw. fakturierbaren Kosten.

Tags: , ,

Schreiben Sie einen Kommentar

Comment Spam Protection by WP-SpamFree